Cómo pedir una cotización de fotocopiadora o impresora para tu empresa: qué datos tener a mano

Una cotización útil depende de datos concretos. Si pedís precio por un "equipo para la oficina" sin más detalle, vas a recibir una estimación genérica, con errores de dimensionamiento que después se pagan: un equipo chico se satura y uno enorme es dinero inmovilizado.

Esta lista reúne lo que necesita saber un distribuidor para recomendarte el equipo correcto, ya sea que pienses comprar o alquilar.

Paso 1: calculá cuántas páginas imprimen por mes

Es el dato más importante. Los equipos están pensados para un rango de volumen mensual. Para obtenerlo:

1. Entrá al menú de contadores del equipo actual (o de los equipos actuales).
2. Anotá el contador total hoy, y volvé a mirarlo en 30 días.
3. Restá un valor del otro. Eso son las páginas del mes. Hacelo por separado para blanco y negro y para color si el equipo lo informa.

Paso 2: definí qué tamaños y qué papel usás

• Formato: A4 es lo habitual en oficinas. Si imprimís planos, listados anchos o gráficos, necesitás A3 o un plotter.
• Tipo de papel: común, ilustración, etiquetas, sobres. Algunos equipos tienen más bandejas o aceptan mayor gramaje.
• Cantidad de hojas por trabajo: si hacés trabajos largos, conviene alimentador automático y terminadores como el grapado.

Paso 3: elegí color o blanco y negro

El color encarece el costo por página. Si la mayor parte de lo que imprimís es texto, tal vez te convenga un equipo en blanco y negro y uno en color para lo puntual. Con el contador, cada marca informa cuánto del total es color.

Paso 4: listá las funciones que necesitás

• Imprimir, copiar y escanear (multifunción) o solo imprimir.
• Escaneo a correo o a carpeta de red.
• Impresión desde el celular o la nube.
• Control de quién imprime y cuánto, con soluciones como PaperCut.

Paso 5: contá cuántos usuarios y dónde

Cantidad de personas que van a usar el equipo, si es un equipo por piso o uno central, y la distancia a la que están. Esto define si necesitás un equipo grande compartido o varios más chicos.

Paso 6: aclará la conectividad y la red

Si el equipo va conectado por cable, Wi-Fi o USB, y si tu empresa tiene sistema de gestión documental, servidor de archivos o restricciones de seguridad. Para los detalles de red, el área de sistemas de tu empresa puede sumarse a la conversación.

Paso 7: decidí entre comprar y alquilar

Si el volumen es sostenido y querés presupuestar un gasto mensual fijo con el servicio incluido, el alquiler suele ser mejor opción. Para evaluar cada caso, leé alquilar o comprar una fotocopiadora y conocé nuestro servicio de alquiler.

Paso 8: indicá la ubicación y los datos fiscales

Dónde se va a instalar (importa para la logística y el servicio técnico) y si necesitás factura A. KOMSA factura A y envía a todo el país.

Paso 9: contanos cuáles son los equipos actuales y qué no te gusta de ellos

Marca, modelo y antigüedad de lo que usás hoy, y qué te molesta: costo de insumos, fallas, lentitud, falta de funciones. Eso orienta la recomendación más que cualquier folleto.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tarda una cotización?

Depende de los datos que aportes. Cuanto más completa la información, más rápida y precisa. Nuestro formulario indica que respondemos en menos de 24 horas hábiles.

¿Y si no sé cuántas páginas imprimo?

No hay problema: mandanos el modelo del equipo que usás hoy y te ayudamos a calcularlo con los contadores.

¿Puedo cotizar una compra y un alquiler a la vez?

Sí, es una buena práctica para comparar. Pedí las dos opciones con el mismo volumen y el mismo plazo.

Pedí tu cotización

Con estos datos, pedinos la cotización o explorá primero nuestros equipos multifunción.