Cómo auditar el parque de impresión de tu empresa en 5 pasos

La mayoría de las empresas no sabe cuánto gasta en imprimir. Los costos están repartidos entre insumos, reparaciones, papel y la cuota de algún equipo, y nadie los suma. Una auditoría simple del parque de impresión pone todo en un mismo cuadro y permite decidir con datos.

No hace falta una herramienta especial. Con una planilla y los contadores de los equipos alcanza.

Paso 1: hacé el inventario

Anotá, por cada equipo:

• Marca, modelo y número de serie.
• Dónde está y quién lo usa.
• Antigüedad aproximada.
• Si es propio, alquilado o prestado.
• Qué tóner o tinta usa (con su código).

Paso 2: leé los contadores en dos fechas

1. Anotá el contador total de páginas de cada equipo hoy (en blanco y negro y en color, si los informa).
2. Repetí la lectura a los 30 días.
3. La diferencia es el volumen mensual. Con tres meses de lecturas, obtenés un promedio confiable.

Paso 3: sumá todos los costos

Para cada equipo, sumá en el período:

• Insumos: tóner, tinta, tambores, kits de mantenimiento.
• Servicio técnico y reparaciones.
• Alquiler o amortización del equipo.
• Papel.
• Si podés, el tiempo que pierde el personal esperando o resolviendo fallas.

Paso 4: calculá el costo por página

La cuenta es simple: costo total del período dividido por las páginas impresas en ese período. Ejemplo ilustrativo, con números ficticios: si un equipo costó $90.000 en un mes y imprimió 3.000 páginas, el costo por página es de $30. Hacelo por equipo: te muestra cuáles son caros de verdad. Para entender el rendimiento de los insumos, leé cuánto rinde un tóner y cómo calcular tu costo por página.

Paso 5: detectá oportunidades

• Equipos subutilizados: imprimen muy poco y conviene unificarlos.
• Equipos saturados: imprimen mucho y fallan, y se justifica uno de mayor capacidad.
• Modelos distintos para el mismo uso: multiplican los códigos de insumos y los repuestos.
• Costos por página muy altos: puede ser el equipo, los insumos o el uso (color de más, borradores).
• Equipos viejos con reparaciones frecuentes: el costo de mantenerlos puede superar el de reemplazarlos.

Qué hacer con los resultados

Con la auditoría armada, tenés tres caminos: ajustar lo que hay, consolidar equipos o pasar a un esquema administrado. Para decidir entre comprar y alquilar, leé alquilar o comprar una fotocopiadora.

Preguntas frecuentes

¿Cada cuánto conviene repetir la auditoría?

Una vez por año, o cuando la empresa cambia de tamaño o de sede.

¿Y si los equipos son de distintas marcas?

Se puede hacer igual: el contador total existe en casi todas las marcas, aunque el menú sea distinto.

¿Hay herramientas que lo automaticen?

Sí: existen soluciones que leen los contadores a distancia y arman reportes. Conocé nuestro monitoreo de impresión.

Si querés ayuda

Podemos acompañarte en la auditoría o proponerte una solución a medida. Contanos tu caso.