Cómo digitalizar los documentos de tu empresa: guía en 7 pasos

Digitalizar el archivo en papel de una empresa no es solo escanear: es decidir qué se guarda, cómo se nombra y dónde vive. Hecho sin plan, termina en miles de PDFs imposibles de encontrar. Con un plan, ahorra espacio, acelera las consultas y protege la información.

Esta guía resume el proceso en siete pasos, desde un archivo de un par de cajas hasta uno de varios cientos.

Paso 1: definí el objetivo y el alcance

• Qué querés lograr: encontrar documentos más rápido, liberar espacio, compartir con otras sedes, cumplir con auditorías.
• Qué documentos entran: facturas, legajos, contratos, historias clínicas, planos. No todo hay que digitalizar.
• Desde qué fecha: la mayoría de las empresas digitaliza lo vigente y deja lo histórico para una segunda etapa.

Paso 2: hacé un inventario y clasificá

Contá cuántas cajas, carpetas o metros lineales hay, qué tipos de documentos y en qué estado están. Clasificalos por tipo y por frecuencia de consulta. Es la base para presupuestar y para elegir cómo se hace el trabajo.

Paso 3: preparalos para escanear

1. Sacá grapas, clips y ganchos.
2. Reparar hojas rotas o arrugadas, y separar las de distinto tamaño.
3. Marcar los separadores entre documentos para que el escaneo respete la estructura.

Paso 4: elegí cómo se escanea

• Con la multifunción de la oficina, para volúmenes bajos y tareas ocasionales.
• Con un escáner de documentos dedicado, para volúmenes medios y constantes.
• Con un servicio de digitalización tercerizado, para grandes volúmenes o plazos cortos.

Para decidir, comparamos costo, tiempo y riesgo de cada camino. Si tu volumen es grande, conocé nuestro servicio de digitalización de documentos.

Paso 5: escaneá con criterios claros

• Resolución: 200 ppp para lectura común y 300 ppp si vas a aplicar OCR o el texto es chico.
• Color: escala de grises o blanco y negro para texto; color solo si importa.
• Formato: PDF. Para archivo de largo plazo existe el formato PDF/A, pensado para conservar documentos.
• Control de calidad: revisá una muestra de cada lote antes de seguir.

Paso 6: aplicá OCR e indexá

El OCR convierte la imagen en texto que se puede buscar. La indexación agrega datos (cliente, fecha, tipo, número) que permiten filtrar. Definí una regla de nombres y de datos antes de empezar, porque corregirla después es mucho más caro.

Paso 7: guardá, protegé y respaldá

• Un lugar único y con permisos por área.
• Copia de seguridad en otro lugar físico o en la nube.
• Política de qué pasa con el papel original: guardarlo, destruirlo o archivarlo fuera de la oficina.

Si necesitás que la copia digital tenga validez legal frente a terceros, consultá con tu asesor legal los requisitos que aplican a tu caso antes de destruir los originales.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tarda digitalizar un archivo?

Depende de la cantidad, del estado del papel y del nivel de indexación que necesites. Con un inventario ya se puede estimar.

¿Hace falta un equipo especial?

Para pocos documentos alcanza una multifunción. Para volúmenes grandes conviene un escáner de producción o un servicio externo.

¿Qué es el OCR?

Es el reconocimiento de caracteres: el sistema lee la imagen y genera un texto buscable dentro del PDF.

¿Por dónde empezar?

Si querés una evaluación de tu archivo, escribinos con una descripción de lo que tenés. Para volúmenes chicos, mirá también cómo escanear desde una multifunción.