Cómo escanear documentos desde una multifunción: a USB, a correo y a una carpeta de red

Escanear desde la multifunción es más rápido que pasar cada hoja por una app del celular, y el resultado es un PDF prolijo y legible. Lo que confunde a la mayoría es el destino: ¿al pendrive, al correo o a una carpeta de la red? Esta guía explica los tres caminos y cuándo conviene cada uno.

Los nombres de los menús cambian según el modelo y la marca, pero la lógica es la misma. Si tu equipo es de una marca distinta a la que mostramos, buscá la opción equivalente en el panel.

Paso 1: preparar los originales

1. Sacá las grapas y los clips. Una grapa que entra al alimentador automático puede rayar el vidrio o trabar el papel.
2. Ordená las hojas como querés que queden en el archivo final. El PDF respeta el orden de entrada.
3. Usá el alimentador automático para documentos de varias hojas en buen estado, y el vidrio para hojas arrugadas, recibos chicos, libros o papeles delicados.
4. Limpiá el vidrio con un paño seco y suave si ves rayas en las copias de prueba.

Paso 2: elegir el destino del escaneo

Escanear a un USB

Es la opción más simple y no necesita configuración de red. Sirve cuando escaneás de vez en cuando.

1. Conectá el pendrive en el puerto USB del panel del equipo.
2. Tocá la función Escáner (o Scan) y elegí el destino USB o memoria.
3. Ajustá la resolución, el color y el formato antes de empezar (más abajo te contamos qué elegir).
4. Colocá el documento y presioná Inicio. Esperá el aviso de que terminó antes de retirar el pendrive.

Escanear a un correo electrónico

Es cómoda para enviar un contrato o una factura en el momento. Requiere que el equipo tenga configurado un servidor de correo saliente (SMTP), y eso lo suele hacer quien administra la red o el servicio técnico.

1. En el panel elegí Escáner y el destino Correo electrónico.
2. Escribí la dirección del destinatario o elegila de la libreta de direcciones del equipo.
3. Ajustá la resolución y el formato, y presioná Inicio.
4. Si el correo no llega, revisá la carpeta de no deseados y pedile a quien administra la red que confirme los datos del servidor de correo del equipo.

Escanear a una carpeta de red

Es la más usada en las empresas: el PDF queda guardado en una carpeta compartida de una PC o de un servidor, y cualquiera con permiso puede abrirlo. Hay que configurarla una vez.

1. Creá la carpeta en la PC o el servidor y compartila en la red. Anotá la ruta, por ejemplo \\NOMBRE-DE-LA-PC\Escaneos.
2. Creá o elegí un usuario de Windows que tenga permiso para escribir en esa carpeta.
3. Cargá el destino en la libreta de direcciones del equipo, con el protocolo SMB, la ruta y ese usuario. En muchos equipos Ricoh se hace desde la interfaz web del equipo (Web Image Monitor); en otras marcas existe una herramienta equivalente.
4. Probá la conexión desde la misma pantalla de configuración, si el equipo la ofrece.
5. En el panel, elegí Escáner, destino Carpeta, y seleccioná el destino que cargaste.

Si ya tenés un servicio técnico que atiende tu equipo, esta configuración se puede pedir en una visita de servicio técnico.

Paso 3: elegir resolución, color y formato

• Resolución: 200 ppp alcanzan para leer y archivar documentos comunes. Si vas a aplicar OCR (convertir la imagen en texto que se pueda buscar) o el texto es muy chico, probá con 300 ppp. A mayor resolución, mayor peso del archivo.
• Color: usá blanco y negro o escala de grises para texto; color solo cuando importa (sellos, firmas en tinta, fotos).
• Formato: PDF para la mayoría de los casos. Un PDF de varias páginas junta todo el documento en un solo archivo. JPG sirve para una foto o un comprobante suelto.
• Dúplex: si los originales tienen texto de los dos lados, activá el escaneo a doble faz.

Paso 4: ponerle nombre y guardar bien

Un escaneo sin nombre claro termina perdido entre cientos de archivos con el mismo patrón. Definí una regla simple (por ejemplo, fecha, cliente y tipo de documento) y usala siempre. Si escaneás grandes volúmenes, mirá la guía para digitalizar los documentos de tu empresa.

Preguntas frecuentes

¿Por qué el escaneo sale torcido o con sombras?

Casi siempre es el papel mal apoyado en el vidrio o una hoja arrugada. Probá apoyándola bien contra la guía del vidrio y cerrando la tapa por completo.

¿Se puede escanear al correo si no sé la configuración del servidor?

No hace falta que la sepas vos: es un dato que maneja quien administra la red. Si no tenés a nadie, el servicio técnico del equipo puede configurarla.

¿Cuántas hojas entran en el alimentador automático?

Depende del modelo. La capacidad figura en la ficha técnica de cada equipo; podés comparar en nuestro catálogo de multifuncionales.

Si escaneás todos los días, conviene medir

Cuando el escaneo pasa de una tarea ocasional a un proceso diario, vale la pena revisar si la multifunción está bien dimensionada o si necesitás un servicio de digitalización. Escribinos y te ayudamos a evaluarlo, o conocé nuestra solución de digitalización de documentos.