Alquilar o comprar una fotocopiadora: cuándo conviene cada una

La pregunta aparece siempre igual: “¿me conviene comprar el equipo o alquilarlo?”. La respuesta honesta es que depende de cuánto imprimís y de cuánta plata querés inmovilizar. Acá van los dos escenarios sin vueltas, con las condiciones reales con las que trabajamos.

El número que decide: cuánto imprimís por mes

Si tu oficina imprime menos de 3.000 páginas por mes, comprar el equipo casi siempre sale mejor: el alquiler está pensado para volúmenes sostenidos y, por debajo de eso, la cuota mensual no se justifica. Si imprimís por encima de ese número todos los meses, el alquiler convierte un gasto que aparece de golpe —un tóner, un fusor, una reparación— en una cuota que podés presupuestar.

Contar las páginas no es adivinanza: el contador del equipo las tiene. Mirá el total de hace un mes y el de hoy, restá, y ya sabés de qué lado estás.

Lo que cuesta comprar, además del precio

El precio de la máquina es la parte visible. Con el equipo propio, lo que sigue corre por tu cuenta:

• Los insumos: tóner, y en equipos láser también el fusor, el revelador y la unidad de imagen.
• El servicio técnico, que se paga cuando el equipo ya está parado y hay urgencia.
• El tiempo de alguien de tu equipo controlando stock de insumos y llamando al service.
• La depreciación: a los cinco años el equipo vale una fracción de lo que costó.

Nada de eso hace que comprar sea mala idea. Solo significa que la comparación no es “precio del equipo contra cuota”, sino “precio del equipo más insumos más service contra cuota”.

Lo que incluye el alquiler, y lo que no

En nuestro caso la cuota cubre el equipo, todos los insumos y el servicio técnico. El papel es lo único que no está incluido. El contrato es a 36 meses, en dólares, con un volumen mínimo mensual de 3.000 a 5.000 páginas según el equipo, y pedimos garantías y documentación del solicitante y del garante. Se abona por mes adelantado y el primer mes se paga con la firma.

Por ahora el alquiler está disponible en Resistencia y en Corrientes capital, que es hasta donde llegamos con técnicos propios para sostener el mantenimiento incluido. Las condiciones completas están en la página de alquiler de impresoras.

Cuándo conviene cada una

Resumido en dos líneas:

• Comprar: volumen bajo o irregular, un solo equipo, y preferencia por no atarse a un contrato.
• Alquilar: volumen sostenido desde 3.000 páginas, varios equipos o sectores, y necesidad de un costo mensual previsible.

Hay un caso intermedio que también existe: comprar el equipo y comprar los insumos a medida que se necesitan. Si vas por ahí, en la tienda tenés los originales con precio a la vista, y el servicio técnico atiende equipos que no alquilaste con nosotros.

Cómo sacarse la duda en una tarde

Mirá el contador del equipo, sumá lo que gastaste en insumos y reparaciones en los últimos doce meses, y dividilo por doce. Ese número es tu costo mensual real de impresión hoy. Con eso en la mano, cualquier cotización de alquiler se compara sola.