Hace tiempo las oficinas estaban llenas de papeles y carpetas. Hoy en día han sido sustituidos por soluciones de gestion documental en carpetas digitales o en la nube pero el caos del almacenamiento sigue intacto. Por no decir que es peor, porque cada usuario almacena información a su albedrío sin seguir protocolos.
Las soluciones de gestión documental son más necesarias que nunca pero ¿Quién se encarga de implantarlas? ¿Y de hacer seguimiento? ¿De comprobar que los empleados hacen uso de las mismas? Deben ser sencillas y aptas para todos.
Dicho proceso de gestión documental ocupa tiempo y espacio y requiere de un profesional capaz de entender la jerarquía de una empresa, interdepartamentos, entre compañeros, proyectos, tareas… ¿quién es capaz de estructurar todo eso?
Las soluciones de gestión documental proponen eficiencia y eficacia en los procesos diarios apoyándose en la tecnología. De hecho, las fotocopiadoras de última generación ya se encargan de ello. ¿Lo sabías?
Soluciones de gestión documental que te ofrece un equipo multifunción
Escaneo de documentos. Escaneo inteligente de documentos y archivo en carpetas específicas de usuarios, con máxima seguridad. Nunca fue tan fácil convertir los archivos físicos en electrónicos, con las ventajas que ello conlleva a la hora de hacer versiones y su clasificación.
Uso de un flujo de trabajo digital. Los mejores equipos incluyen aplicaciones integradas para la creación de flujos de trabajo. Es decir, incluyen reglas automatizadas para subir los documentos de determinado usuario o los que elijamos a la nube. De esa forma, garantizamos tener siempre una copia de seguridad así como contar con los archivos sin importar la ubicación física donde estemos.
Almacén de archivos digitales. Evitas depender de servidores ni discos duros externos con riesgo de que dejen de funcionar en cualquier momento o se extravíen.
Localización de documentos de forma rápida. Cuando la localización de una documentación dentro de la compañía es punto clave para la eficiencia y desarrollo de la empresa, las soluciones de gestión documental que ofrece la fotocopiadora son bienvenidas.
Control de coste de la impresión. Esta es la solución para lograr tener la supervisión necesaria en los entornos con poco control de la impresión y con altos picos de trabajo. De esta forma se tiene un control del coste de la impresión a nivel de equipo/usuario, permitiendo de igual forma obtener y llevar a cabo análisis para el reparto de la carga de impresión de manera eficiente y gestión del parque adaptado a las necesidades reales.
Gestión de dispositivos. Tendrás acceso remoto a todos los dispositivos conectados a la máquina, con informes de movimientos.
Privacidad. Gracias a los nuevos sistemas de cifrado, podemos evitar que queden documentos en la bandeja de salida sin que nadie los recoja de la misma forma que limitamos el acceso a determinadas carpetas solo a usuarios que consideremos.
¿Preparado para aprovechar todas las ventajas que tu fotocopiadora en blanco y negro o color te ofrece?
