Muchas de las tareas que realizamos en una empresa, en ocasiones, responden a simples rutinas que tenemos ya muy interiorizadas. Es precisamente en esas rutinas donde podemos mejorar la productividad si las intervenimos y vemos cómo mejorarlas.
Entre ellas, a la hora de hablar de una empresa con servicio de fotocopiadoras por ejemplo, hay que saber cual es el papel adecuado para cada tipo de impresión ya que es un aspecto que no tenemos muy en cuenta, acudiendo casi siempre al clásico resma A4 de gramaje 75 gramos que se usa habitualmente en las bandejas de casi todas las fotocopiadoras.
Debemos tener en cuenta que una impresora multifunción es mucho mas que una fotocopiadora convencional, ayudándonos desde en temas organizativos, mejorando la productividad gracias a su integración con cualquier dispositivo -y con el cloud computing-, y ahorrando para la empresa en factores como el consumo energético y de recursos como el papel, a la par que mejora la presentación de todos los documentos que se gestionen a través de ella.
Es en este último punto, en cómo presentamos los trabajos gestionados a través de la fotocopiadora profesional y cómo ahorramos en recursos, donde tener en cuenta el papel adecuado para cada tipo de impresión nos puede ayudar a mejorar en productividad, calidad y economía.
No se trata de qué tipo de papel para impresión usar, sino cómo determinamos cuál usar. ¿Qué preguntas nos debemos hacer previamente?
Cómo determinar el papel adecuado para cada tipo de impresión
Finalidad del documento
Este es el principio por el cual determinaremos una calidad u otra, y por tanto un tipo de papel u otro. No es lo mismo imprimir para uso personal, que imprimir un catálogo para un posible cliente, así como no es lo mismo imprimir un informe que quede para uso interno que un informe que tenga que llegar a instancias superiores.
Según una necesidad u otra, así como según se usen imágenes que queramos que salgan a todo detalle o no, las calidades serán más altas o para modos como el borrador. Por ejemplo, para usos intermedio (un informe interno que queramos después archivar) el gramaje estandar de 75 gramos ya nos va bien. Si vamos a imprimir con imágenes de alta calidad, ya hablaríamos de un uso que requerirá en torno a los 100 gramos de gramaje, y si por el contrario usamos el modo borrador, papel reciclado es todo lo que necesitamos.
Tipo de impresión y de impresora
La impresión digital no es apta para todo tipo de gramajes. Al producirse a altas temperaturas, un gramaje inferior al estándar de 75 gramos corre el peligro de arrugarse, sobre todo a la hora de la impresión de imágenes.
Por esta misma razón, jamás nos debemos plantear imprimir en acetato (láminas de papel plástico usado para diapositivas, transparencias, etc.) en maquinaria que no disponga de una función específica para ello, ya que estas mismas temperaturas lo fundirían creando una avería inmediata.
¿Blanco y negro o a color?
Ya hemos tenido ocasión de introducirlo: no es lo mismo imprimir con, que sin imágenes, y no es lo mismo que esas imágenes vayan en blanco y negro que a color. La razón es que en el caso de color, se inyectan hasta cuatro tintas (los colores primarios + el negro), por lo que el gramaje del papel debe ser capaz de soportar estas capas. Según la intensidad de la ilustración y la calidad de la fotografía, el gramaje de 75 gramos podría soportarlo sin esa presencia arrugada sobre esta superficie de la imagen, aunque lo óptimo es que sea de al menos los 100 gramos ya recomendados.
Acabados
¿Aún a estas alturas de artículo piensas que los diferentes tipos de papeles apenas presentan diferencias? No es lo mismo una terminación mate que con brillo estilo revista que ofrecen los papeles tipo couché, al igual que uno estucado que de a tu dossier o catálogo una presencia «apergaminada».
No obstante, todas estas terminaciones «lujosas» también requieren un tratamiento especial para que ni la temperatura, ni el exceso de tinta los estropeen, por lo que asegúrate antes de usarlos que realmente te van a ofrecer el resultado que quieres y que tu impresora profesional cuenta con estas tipología entre sus opciones de impresión.
Prueba
Por maximizar el tiempo no te lances a imprimir todos los documentos en otra tipología de papel y/o impresión sin antes haber testeado la calidad final. Por ello, te recomendamos que previamente imprimas la portada del documento o la primera página, y según salga de la impresora decidamos si es lo adecuado. Recuerda reaprovechar este papel para el trabajo impreso o como papel para borrador una vez termines la prueba.
