El escáner, a pesar de su utilidad, debemos reconocer que es una de las funcionalidades más olvidadas dentro de una fotocopiadora multifunción profesional. Por ello aprenda las 7 ventajas de usar el escáner de la fotocopiadora profesional.
La tendencia a trabajar cada vez más con archivos en vez de con copias impresas, hace que sean pocos los documentos que hagan el viaje «inverso» de formato físico a digital. Pero precisamente porque debemos procurar que cada vez sea menos el papel a gastar y menos el espacio en los estantes dedicados a documentación, el escáner se debe convertir en uno de nuestros mejores aliados a la hora de documentar y archivar.
¿Qué otras funcionalidades y ventajas encontramos en el uso del escáner de una fotocopiadora profesional?
7 ventajas de usar el escáner de la fotocopiadora profesional
Mejora la distribución de la oficina: las empresas tienden cada vez más a oficinas más espaciosas y confortables, en las que no tienen cabida las altas torres de documentos o armarios archivísticos donde todo parece caótico. Escanear todos esos AZ libera espacio y mejora la gestión de toda esa documentación.
Mejora la opción del teletrabajo: la movilidad es otra de las tendencias en relación a las oficinas. Los centros de producción «fabriles» causan mala sensación tanto a los clientes como a los trabajadores, que se sienten como dentro de una cadena de distribución más que como «cabezas pensantes». Por ello, contar con la documentación al alcance de los trabajadores en un servidor, les permite que en ocasiones que les sea necesario, poder trabajar a distancia, incluso desde el móvil.
Mejora la seguridad de las fuentes de información: que un documento sea accesible desde cualquier lugar no significa que esté al alcance de cualquiera, las fotocopiadoras profesionales Toshiba con tecnología e-Bridge permiten encriptar la información del documento y protegerla con contraseña, solo pudiendo acceder a su disco duro las personas habilitadas para ello.
Permite trabajar con un documento de forma simultánea: mediante la digitalización, un archivo se puede hacer compartible e incluso editable por varias personas a la par, sin tener que realizar fotocopias para ello y evitando así el consecuente gasto de papel.
Evita la transcripción: tomar un documento escrito y «pasarlo a ordenador» a mano es cosa del pasado. Gracias a la tecnología OCR (reconocimiento de caracteres), el escáner convierte un documento manuscrito o impreso en un archivo editable de texto.
Crea copias de seguridad: una incorrecta manipulación o el extravío de un documento no digitalizado puede suponer su desaparición total. Mediante el escaneo no solo nos garantizamos al menos una copia, sino que además podemos almacenarla en distintos discos duros o servidores para aumentar la seguridad y protección del documento.
Gestión rápida documental: contar con una copia digital permite que, desde el mismo momento que la escaneas e incluso desde la misma impresora, puedas gestionar el trabajo a realizar con el documento, enviándolo por mail a la persona encargada de ello de forma instantánea, haciéndolo visible desde un servidor o vía móvil, etc.
En definitiva estamos ante una tecnología que por todo lo que puede ofrecer y por su total integración con otros sistemas y herramientas como el cloud computing, lejos de caer en desuso debemos fomentarla como un paso más dentro de nuestra gestión documental. ¿Te podemos ayudar a ello?
