Ya necesites un sistema de impresión o por el contrario estas buscando un centro de trabajo como son las multifuncionales, tienes que tener en cuenta que, sus funciones básicas siguen siendo las mismas, es decir, fotocopiar, imprimir, escanear y mandar fax.
Han dejado de ser muebles -reconócelo algunos dispositivos ocupaban más espacio en tu oficina que tu propia mesa de trabajo-. Se han convertido en verdaderas herramientas que pueden impulsar la colaboración empresarial y ser punto de conexión con servicios de almacenamiento como Dropbox, Google Drive, Office 365…
Por eso ante la amplia gama de dispositivos que hay en el mercado ¿cómo puedo elegir la mejor impresora multifunción? Olvídate de realizar comparativas de las mejores impresoras multfuncionales. Te damos 10 pasos a seguir para que tu elección sea la mejor.
CÓMO ELEGIR LA MEJOR IMPRESORA MULTIFUNCIÓN:
1. QUÉ NECESIDADES TIENES.
Un punto de inicio consiste en analizar cómo es tu proceso de trabajo entorno a los documentos que produces y que también recibes. Todos generamos documentación ya sea en papel físico o digitalmente.
Seas particular, una pyme o una gran empresa tienes unas necesidades básicas o podríamos llamar iniciales. De ellas hay que analizar los siguientes puntos:
- Si imprimes documentación de manera constante.
- Digitalizas papel no solo el interno, sino el recibido de manera externa a tu organización.
- Realizas copias en papel.
- Cuando generas documentación o recibís, y necesitas mandarla por mail a clientes.
- Casi siempre trabajas con los mismos documentos…
Las funcionalidades que necesita una empresa son múltiples, nunca es una sola. Pero tener claro el flujo de trabajo de la organización, nos hará tener una fotografía real de nuestros requisitos iniciales saber cuál es la mejor impresora multifunción.
2. QUÉ VAS A HACER CON EL EQUIPO.
En principio depende de sector de tu actividad. Hay trabajos que solo requieren el uso del papel A4 u Oficio y otros el uso del papel A3. Pero también cabe la posibilidad de que de manera puntual te interese tener la opción de imprimir en A3.
El catálogo de multifuncionales e impresoras del mercado cubre todas las necesidades actuales que pueda tener la organización por muy puntual que sea. No te centres en qué marca tiene la mejor impresora, sino en tus necesidades y los servicios que ofrecen.
El hecho de necesitar un sistema de impresión compacto para un espacio limitado dentro de nuestra área de trabajo, no nos tiene que limitar las posibilidades de trabajar con un equipo que imprima en A3.
Lo mismo pasa con el color. Por ejemplo, hay determinadas actividades que se dedican a trabajar de cara al público y por lo general normalmente se decantan más por el uso de dispositivos en blanco y negro. Abogados o procuradores.
Pero a veces el uso del color nos facilita una mayor comprensión de lo que leemos y nos ayuda a retener mejor la información. Por no hablar del marketing que supone para nuestra empresa. O lo que se busca es una calidad profesional en el acabado. Inmobiliarias o peritajes.
Estos detalles tendrás que valorarlos para sacar el máximo partido a tus equipos.
3. CUÁNTAS PERSONAS VAN A UTILIZAR LOS DISPOSITIVOS.
Es cierto que todos queremos una impresora lo más cerca de nosotros, y si tenemos que girarnos o desplazarnos lo más mínimo no nos gusta e incluso nos llega a molestar.
Pero tener un dispositivo por persona -que tengamos en nuestras instalaciones tantas impresoras o multifuncionales como trabajadores- ya no es sinónimo de productividad.
Con la tan hablada transformación digital en las organizaciones se busca impulsar la colaboración empresarial con equipos multifuncionales.
No es lo mismo ser particular o una pyme chica en donde como mucho en mi organización puede haber 2 personas, que un equipo de 10 o más empleados. Y que además existen distintas áreas de trabajo dentro de la organización.
El uso por parte de una pluralidad de empleados puede llegar a determinar aspectos técnicos de los equipos, como su velocidad, su acceso a la red, sistemas de control de copiado, tarjetas de proximidad, capacidad de procesado o incluso los programas que lleven integrados…
Por ejemplo, hay que valorar situaciones tan cotidianas como si tenemos un equipo en movilidad – como pueden ser los comerciales – en donde estan fuera de la oficina y necesitan imprimir, o no tienen tiempo para abrir el pc y usar el driver de impresión.
O recibes muchas visitas de tus proveedores/clientes y estos a su vez, necesitan usar los dispositivos de impresión o de escaneo de tu empresa. Pero no se pueden conectar a tu red interna, bien por seguridad o porque no dispongan de ordenador.
O el cada vez más común uso del móvil como medio de impresión o escaneo de la información que manejamos a diario.
Analiza en un cómputo global cuantas personas pueden llegar a usar los dispositivos.
4. CADA ÁREA DE TRABAJO TIENE UNOS REQUISITOS DISTINTOS.
Para algunas organizaciones el guardado de su documentación y el tipo de información que manejan no es el mismo dentro de cada área de trabajo. Así habrá directivos, personal administrativo, áreas comerciales o técnicas.
El caso de los directivos es distinto, ellos deciden y punto. Por lo general suelen tener en los despachos individuales pequeñas impresoras o multifuncionales para poder imprimir documentación puntual.
El caso de la administración, las áreas técnicas y comerciales son distintas. El personal administrativo suele necesitar equipos que soporten gran carga de trabajo y que estén protegidos con sistemas de autentificación para evitar pérdida o fuga de documentación.
Estructura tu organización y consulta con tu personal. Pero atención a cuantas más personas preguntes peor. Recuerda que todos queremos un dispositivo en nuestra mesa.
5. CUÁNTA DOCUMENTACIÓN PRODUZCO AL MES.
Punto estrella de nuestro análisis. Y factor clave para saber como elegir la mejor impresora multifunción para nuestra empresa.
Si pregunto ahora mismo ¿Cuánto papel genera o consume tu organización en un año?, ¿y en un mes?
Por lo general las empresas no somos conscientes de la cantidad de documentación que generamos. Siempre tendemos a pensar que no consumimos tanto papel. Pero la realidad es que si lo hacemos.
No tener en cuenta este dato nos puede dar lugar a decantarnos por equipos que a la larga no cumplan con nuestras necesidades; se nos queden pequeños o nos sobre equipo; paguemos costos elevados; o la vida útil de nuestra impresora se agote antes de tiempo.
Entonces ¿cómo determino la cantidad de papel que produzco?. Hay dos buenos indicadores y un truco: por la cantidad de cajas o resmas de papel que consumes en un año o por la cantidad de tóner que compras en 12 meses.
6. CONTROL DE COSTOS.
En las empresas hay muchos gastos y uno de los más frecuentes son los consumibles del tóner. La compra impulsiva de equipos, la sustitución de unos por otros con la idea de aprovechar esos consumibles que tenemos en stock, hace que tengamos situaciones en donde un par de consumibles sean más caros que una impresora. Por lo que siempre valora tus necesidades y la producción de documentos.
Pero si en base a todo lo analizado hasta ahora necesitas un equipo profesional, te aconsejamos un servicio de mantenimiento todo incluido. En donde no hay necesidad de hacer un constante desembolso de tintas, de necesitar un stock acumulado o pensar que si se estropea la fotocopiadora que harás con los tóneres.
7. SERVICIO DE MANTENIMIENTO ¿ES NECESARIO?
Bien hemos llegado al 7º paso y ahora que tenemos una idea más clara de nuestras necesidades y requisitos podemos llegar a dos conclusiones.
Si tu producción de papel es escasa y tus necesidades son básicas, existe un amplio catálogo de pequeños equipos que cubren dichas necesidades.
Pero si por el contrario has observado que tus necesidades son concretas, con una producción de documentación elevada, e incluso llegando a veces a contar con un parque de multifunciones, entonces necesitas un servicio de mantenimiento. Aquí tiene otro catálogo más profesional.
Es necesario contar con un equipo profesional y especializado que te respalde ante los problemas que surgen del uso, de la instalación, de la configuración, de la formación y por supuesto de la reparación. Por que como decíamos anteriormente, los sistemas digitales actuales no son muebles, son verdaderos ordenadores que necesitan un mantenimiento constante.
8. Y LA SEGURIDAD QUÉ.
Todos trabajamos con información confidencial. Nos protegemos para que no exista ninguna fuga de información y adoptamos todas las medidas necesarias para ello, más si cabe desde que entró en vigor el RGPD.
Pero ¿has pensado que tus equipos de impresión pueden ser un punto vulnerable? Plantéate contar con impresoras y multifuncionales que ofrezcan soluciones de impresión segura de documentación sensible, almacenamiento y gestión de datos seguros y evitarás sustos innecesarios.
9. COMPRO O ALQUILO MIS EQUIPOS DE IMPRESIÓN.
Son dos opciones perfectamente válidas para cualquiera. Pero ojo, porque tienes que tener en cuenta que la tecnología avanza muy rápido y nuestras necesidades van cambiando constantemente. A fin y al cabo una empresa es un ente vivo.
Por lo que adoptar formas de adquisición de dispositivos digitales que nos permitan ir evolucionando a la par que la tecnología, incorporar o renovar equipos sin tener que afrontar gastos imprevistos, es un plus a tener en cuenta.
Por lo que una buena herramienta de transformación digital en las empresas son los alquileres de equipos.
10. CUENTA CON UN EQUIPO QUE TE ASESORE PARA LA ADQUISICIÓN DE LA MEJOR IMPRESORA MULTIFUNCIÓN.
Si has conseguido llegar hasta aquí y todavía no te has ido, es que realmente necesitas la mejor impresora multifunción para ti o tu empresa.
Reconocemos que la tarea puede ser ardua, e incluso por que no decirlo, aburrida. Al fin y al cabo, en tu entorno laboral tienes más cosas que hacer ¿no?
Por eso te recomendamos que confíes en equipos profesionales que te asesoren y vayan aconsejándote a lo largo de este recorrido.
